Location de box pour stockage de documents officiels Pau

Pour conserver dans un lieu sûr tous les archives et documents officiels, il existe un moyen fiable et efficace : la location de box. Ce type de service ne s’adresse pas uniquement aux entreprises mais aussi aux particuliers qui souhaitent disposer d’un espace sécurisé sur une durée indéterminée. La conservation de dossiers inclut l’entreposage, le classement et même la destruction des archives.

Les boîtes de conservation

Il est inutile de rappeler que le stockage d’archives nécessite des boîtes et des cartons de déménagement. La société de stockage propose la vente de ces moyens de rangement. Les tailles sont différentes et le client a la possibilité d’en commander par dizaine voire par centaine. Les documents pourront ainsi être classés suivant leurs natures : financiers, administratifs, juridiques … Pour faciliter le repérage, il est aussi faisable de les classer en deux catégories : les archives actives et les archives dormantes.

La sécurité des archives

Un box de rangement est mis en location à condition qu’il soit parfaitement sécurisé et qu’il préserve la confidentialité des contenus des archives qui y sont classés. Lorsqu’on dit sécurité, on parle de l’anonymat, de la gestion des risques d’incendie et de vol, de bon système de climatisation et de nettoyage, du contrôle et de la restriction d’accès. Différentes solutions de haute technologie sont utilisées afin de définir la sécurité entre autres le suivi par code à barres, la télésurveillance, la carte d’accès électronique …

La gestion à distance des archives

Un grand nombre de société de location de garde meuble utilise actuellement des dispositifs de haut niveau pour permettre au client de localiser, effectuer un inventaire, faire un suivi de ses archives. Parmi ces moyens, il y a le calendrier de conservation, le calendrier de destruction, l’outil de recherche, les rapports. Le service de livraison de documents stockés est aussi désormais possible auprès de plusieurs professionnels ; à tout moment, même en week-end et jours fériés, on peut demander un dossier qui sera rapporté dans les meilleurs délais à l’adresse que l’on indique.